地方の県庁所在都市、単位会の弁護士数も100を超えて200という地域で、開業から６年が経とうとしている中、地域では交通事故を中心に取組む事務所として認知をされるようになってきました。最近では、所属弁護士の増加に伴い、交通事故以外の個人分野や、法人開拓にも取り組み始めていました。とは言いながら、 依然として売上の半分以上を交通事故分野が占めており、地域一番事務所として活動できていれば案件は自然と集まってくると全国の状況を耳にはする一方で、やはり事故被害者数がここ ２，３年で２割弱減少していることを考えると、先行きに不安を覚えることも増えてきました。

事務所方針として、 事務員による実務面での対応はかなり進めており 、損保会社で地域のサービスセンターにて電話対応経験のあるメンバーも所内にいたりと、解決水準を意識した実務面での権限委譲が実現できていました。一方で、以前は事件数の部分でもう少し合った余力がなくなっていたり、代表が地域の経営者の集まりなどで事務所不在となることが多くなったことで、 WEBサイトの定期的なテコ入れや整骨院・保険代理店・その他自動車関連業との紹介獲得ネットワークづくりといったマーケティング活動が後回しになり、おざなりとなっている状態が半年ほど続いてしまっていました。 やればまだまだ効果が見込める、競合事務所より先んじて取り組みたい、という気持ちはあったものの、どうしても手がつけられずにいました。

ちょうどその頃、以前から船井総研さんにも、マーケティング専任者の登用を勧められていましたので「マーケティング担当者」として地域で募集を出しました。すると、応募は来て採用も進んだのですが、 これまでの非資格者の業務とは全く異なる内容であったこともあり、周囲の理解を得られず、初めて採用した方は、残念ながら数ヶ月で退職することになってしまいました。

とは言え、人員体制の変化なくして実行内容の変化なし、実行内容の変化なくして業績向上の実現なし、というのは目に見えて分かっていた中で、 研究会会員事務所の中でも非資格者を活かした事務所経営を実現している事務所のポイントを取り入れようと考えました。

取組んだ事柄は非常にシンプルで限られたことです。まず変えたのは、曖昧だった 業務範囲・役割を明確にした ことです。特に新しい役割を担っていただく場合、そもそも既存の職務とは異なる職種であることを理解していただくために、「マーケティング担当」と名称をつけ本人並びに他の事務員にも役割の違いを周知しました。
次に、チャネル開拓を含むマーケティングの業務に悩まずに取り組めるよう、やり方と手順を明確に、実施しやすい状態をつくりました。具体的には、全ての取り組みに ツールを整備しステップ化しました。

結果的に、 整骨院・保険代理店に向けた勉強会、継続フォロー、顧問等提案 、と継続的なチャネル開拓活動を進めていただくこことができ、弁護士は一部の取組みに関与するのみで事足りる状態になりました。一度 チャネル開拓で成功体験をすることで、類似の活動のイメージがつき、自信を持って進んで実行してもらえるようにになりました。

マーケティング担当事務員がチャネル開拓をはじめ、所内の各種取組みの実行、効果測定、改善案の検討、というサイクルをまわせるようになってきたのも2018年の半ば頃からです。過去にも接点のなかったチャネル先への訪問なども実施することで、月間２，３件が安定して、また有料顧問先との相談会では5件以上の紹介と、チャネル先向けにセミナーを開催した８月から５ヶ月間で接点を持てた６院から合計で30件以上の案件に繋げることができました。限られたチャネルに対して深める動きを行うのと共に、チャネル先を広げるためのセミナーも複数開催し、そこからの関係づくりに繋げていこうという真っ只中です。
今回の取り組みが画期的なのは、法律事務所のスタッフ、非資格者にとって、より活躍できる環境を創るためにするべきことは一貫している、ということです。今回マーケティング担当者の育成が上手くいったことは、組織体制にも様々な好影響をもたらしました。４大新卒採用へのチャレンジ、産休復帰メンバーの受け入れなど、不安もありましたが、シンプルに役割の明確化と取組みを手順化したことで、スムーズに迎え入れることができました。

代表が不在でも、日々の事務所経営が進む、今後は更により高いレベルで実現し、職員一人ひとりが働きがいを感じながら日々取り組み成長し続けていきたいと思います。